Büroalltag: Die einfachsten Word-Tipps

Die Programme von Microsoft Office gehören wohl zu den wichtigsten Programmen in jedem Büro. Ganz egal, ob Excel, PowerPoint, Outlook oder Word: So ziemlich jeder Büroangestellte arbeitet fast täglich mit mindestens einem dieser Programme. Was viele dabei nicht wissen ist, dass man mit einigen Kniffen die Effektivität bei der Nutzung drastisch erhöhen kann. Word ist das Schreibprogramm aus der Microsoft Office Reihe. Auch bei Word gibt es viele Tipps, wovon die besten hier zusammengefasst sind.

Sinn und Nutzen von Tipps bei der Textbearbeitung

Wer viel mit Word arbeitet, wird wissen, dass Word mehr als nur eine reine Textverarbeitung ist. Mit Word lassen sich durchaus anspruchsvolle Ausarbeitungen anfertigen und sogar Präsentationen wären mit Word möglich. Wie so oft geht es auch im Job häufig um Effektivität und Schnelligkeit. Beides lässt sich mit Shortcuts (=Tastenkombinationen für bestimmte Aktionen) einfach steigern. Wer Shortcuts beherrscht, der muss die Hand oftmals nicht mehr von der Tastatur nehmen und erspart sich mühseliges Suchen in den verschiedenen Menüpunkten mit der Maus.

Für die Formatierung von Texten kann es wichtig sein, Randlinien zu setzen. Randlinien lassen sich ganz einfach setzen, indem man drei Minuszeichen setzt und dann die Enter-Taste drückt (--- + Enter). Hierdurch wird eine dünne Rahmenlinie über die Breite des Blattes gezogen. Eine dicke Rahmenlinie erhält man mit drei Unterstrichen und der Enter-Taste (___ + Enter).

Stichpunkte lassen sich hervorragend mit Pfeilen strukturieren. Hier bietet Word eine einfache Möglichkeit. Mit der Kombination "-->" erstellt Word automatisch einen Pfeil. Drückt man nun noch die Enter-Taste, so wird der Pfeil in eine Aufzählung integriert.

Hilfreiche Tools für ausgiebige Texte

Gerade bei wissenschaftlichen Arbeiten ist ein gutes Inhaltsverzeichnis Gold wert. Mit Word kann ein Inhaltsverzeichnis in nur wenigen Schritten erstellt werden. Als Grundlage für das Inhaltsverzeichnis müssen Überschriften eingesetzt werden. Überschriften lassen sich einfach in den "Formatvorlagen" auswählen und im Dokument hinterlegen. Wenn man jetzt ein Inhaltsverzeichnis in Word anlegen möchte, muss man den Reiter "Referenzen" und dann den Punkt "Inhaltsverzeichnis" auswählen. In Sekundenschnelle baut Word ein Inhaltsverzeichnis auf, welches es dem Nutzer ermöglicht, durch Klick auf die einzelnen Punkte, direkt an die entsprechende Stelle im Dokument zu springen.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist das schnelle Ändern von Schriftgrößen im Dokument. Hierfür markiert man die zu ändernde Textstelle und drückt dann die Tastenkombination "Strg+>" zur Vergrößerung der Schrift. Mit der Kombination "Strg+<" verkleinert man die ausgewählte Schrift.

Speichern, Schließen, Wiederherstellen

Auch bei den drei Punkten lässt sich Zeit sparen. Wer beispielsweise in vielen verschiedenen Dokumenten gespeichert hat, kann diese mit nur einer Aktion komplett speichern. Hierzu muss nur die Shift-Taste gedrückt bleiben, während man über den Reiter "Datei" dann die Option "Alles speichern" auswählt. Auf dem gleichen Wege lassen sich alle bearbeiteten Dokumente gleichzeitig schließen. Hierfür wählt man dann einfach "Alles schließen".

Sollte man einmal das Passwort einer wichtigen Word Datei vergessen haben, kann der folgende Trick die Datei noch retten. Ein gesperrtes Word Dokument kann einfach als RTF Datei abgespeichert werden. Hierdurch löst sich der Passwortschutz, wenn man danach das Dokument wieder normal als DOCX Datei abspeichert.

Fazit

Word ist ein mächtiges Tool und für Unternehmen von größtem Nutzen. Um das Arbeiten zu erleichtern und die Effektivität zu steigern, können sich Anwenderkurse auf jeden Fall lohnen. Schon mit dem Einsatz einiger weniger Tipps kann man problemlos viel Zeit beim Einsatz der Software einsparen und somit effektiver arbeiten.