Archivische Verzeichnung

Die archivische Verzeichnung ist, neben der Ordnung und der Erstellung eines Findhilfsmittels, ein wesentlicher Teil der Erschließung. Als Verzeichnen bezeichnet man die präzise Erfassung der wesentlichen Inhalte sowie der äußeren Kennzeichen einzelner Archivguteinheiten, zum Beispiel von Akten oder Karten und Plänen. Mit der Verzeichnung soll der Zugang zu den enthaltenen Informationen auf schnellem Wege ermöglicht werden. Ebenso soll der Entstehungszusammenhang des Archivgutes entsprechend dem Provenienzprinzip nachvollziehbar werden.

Bis zum Ende der 1980er-Jahre erfolgte die Verzeichnung hand- oder maschinenschriftlich in Findbüchern, Repertorien sowie auf Verzeichnungskarten. Heute wird in der Regel mit einer Archivsoftware in Datenbanken verzeichnet.

Nach der Bewertung und Übernahme von Archivgut ist abzuwägen, nach welcher Methode und in welchem Umfang dieses zu verzeichnen ist. Die Entscheidung kann sich zum Beispiel nach dem Informationswert und dem Evidenzwert des Archivgutes richten. Jedoch ist nicht in jedem Fall eine Verzeichnung von (neuem) Archivgut zwingend notwendig. Es gibt Fälle, in welchen man je nach zur Verfügung stehender Bearbeitungszeit und Archivaliengattung zunächst auf eine Verzeichnung verzichten und stattdessen Ordnungsarbeiten vornehmen kann. Daraus ergeben sich folgende fünf Stufen der Ordnung und Verzeichnung:

• Ordnung ohne Verzeichnung: Dieses Verfahren ist vor allem bei sogenannten Massenakten geeignet, welche man nach einem bestimmten formalen Merkmal in eine Reihenfolge bringen kann. Zum Beispiel kann man eine alphabetische Ordnung oder Nummernfolge, wie Geburtsdatum oder Einlieferungsdatum, für bestimmte Aktengruppen verwenden. Archivalien, die man nach diesen Grundlagen bearbeiten kann, sind zum Beispiel Personalakten oder Patientenakten, welche zu den sogenannten Fallakten zählen. Dieses Verfahren ermöglicht einen schnellen und relativ unkomplizierten Zugriff auf die Archivguteinheiten.

• Ordnung nach Sachgruppen ohne Verzeichnung: In diesem Verfahren werden Aktengruppen auf Basis des Aktenplanes oder der Verwaltungsgliederung gebildet. In der Regel dient diese Methode als Vorbereitung für die eigentliche Erschließung des Bestandes. Sie bietet sich vor allem bei Behördenbeständen wie zum Beispiel der Schulverwaltung an. Die Aufstellung der Archivalien kann hier nach Aktenplangruppen wie etwa „Rechtsgrundlagen“, „Schulbau“ und „Schulbetrieb“ erfolgen.

• Ordnung und Gruppenverzeichnung: Bei der Gruppenverzeichnung werden die Einzeltitel nicht berücksichtigt. Es werden Angaben für eine Gruppe von Archivgut formuliert. Diese zeitsparende Art der Verzeichnung ist jedoch nur bei inhaltlich gleichförmigen Archivalien möglich. Ein theoretisches Beispiel wäre etwa: Protokoll der Stadtverordnetenversammlung, Band 1–8, 1960–1980, Signatur 16–24. Das summarische Zusammenfassen bezieht sich ausschließlich auf die Verzeichnung; die Akten werden nicht zusammengebunden, sondern verbleiben einzeln. Jede Akte erhält eine eigene Signatur.

• Einfache Verzeichnung: Diese Verzeichnungsmethode umfasst die Übernahme des vorhandenen Archivguttitels oder die Bildung eines neuen Titels ohne weitere Zusätze. Es wird davon ausgegangen, dass der Inhalt durch den Titel umfassend wiedergegeben ist. In bestimmten Fällen kann man auch Hilfsmittel, zum Beispiel behördliche Abgabelisten, gegebenenfalls als vorläufige Verzeichnung verwenden. Ein gutes Beispiel dafür sind Steuerakten.

• Erweiterte Verzeichnung: Bei dieser Art der Verzeichnung wird der Titel kritisch geprüft und gegebenenfalls berichtigt, überarbeitet oder ergänzt. „Enthält“-Vermerke können einen Aktentitel erweitern, verbessern oder korrigieren. So kann der alte Titel übernommen werden und durch einen passenden „Enthält“-Vermerk wie zum Beispiel „Enthält auch“ oder „Enthält nur“ berichtigt sowie durch die Vermerke „Enthält“, „Enthält unter anderem“ und „Enthält vor allem“ erläutert werden. Parallel zum „Enthält auch“-Vermerk findet auch der „Darin“-Vermerk Anwendung, der oft auf Sammlungsgut (wie Broschüren) innerhalb der Akte verweist. Die erweiterte Verzeichnung bietet den Vorteil einer genaueren und fehlerfreien Verzeichnungsarbeit, ist jedoch auch sehr zeit- und arbeitsaufwendig und erfordert in der Regel ein umfassendes Wissen zum Inhalt des Archivbestandes.

In der archivischen Verzeichnung unterscheidet man grundlegend zwischen drei verschiedenen Prinzipien:

• Bär’sches Prinzip: Diese Methode wurde von dem Danziger Archivdirektor Max Bär (1855–1928) eingeführt. Dabei handelt es sich um ein Numerus-currens-Verfahren, bei welchem das Archivgut in der Reihenfolge verzeichnet wird, wie es zufällig oder vorsortiert in die Hand der bearbeitenden Person gerät. Die inhaltliche Gliederung oder die vorarchivische Sortierung des Archivbestandes werden dabei vorerst nicht berücksichtigt. Nach diesem Verfahren liegen die Verzeichnungseinheiten nicht in der Reihenfolge vor, die später die sachliche Gliederung vorgibt. In den dazugehörigen Findhilfsmitteln wird diese anschließend jedoch hergestellt, sodass Recherchen und weitere Bearbeitungen dadurch erleichtert werden. Die Methode des Bär’schen Prinzips ist sehr einfach und findet in den meisten Archiven Verwendung. Ihr großer Vorteil liegt darin, dass der Bestand jederzeit ohne komplizierte Ordnungs- oder Umordnungsarbeiten erweitert werden kann.
• Pertinenzprinzip (lateinisch: pertinere, ‚dazu gehören‘): Die Bestandsbildung erfolgt nach Sachbetreffen beziehungsweise einer Sachsystematik; Gliederung von Archivgut nach Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge. Beim Pertinenzprinzip werden im Regelfall die Unterlagen verschiedener Registraturbildner vermischt, sodass Entstehung und Entwicklung eines Aktenbestandes verloren gehen (kann). Dies und der weitaus größere Verwaltungsaufwand, der für das Pertinenzprinzip erforderlich ist, führten dazu, dass man in größeren Archiven meist das Provenienzprinzip bevorzugt.
• Provenienzprinzip (lateinisch: provenire, „herkommen“): Als ein archivalisches Ordnungsprinzip bildet es die Grundlage für die Ordnung und Erschließung von Archivgut nach Herkunft und Entstehungszusammenhängen. Das Prinzip, Archivalien nach ihrer Provenienz (also ihrer Entstehung/Herkunft) von einem Registraturbildner, z. B. einer Behörde, zu Beständen zusammenzufassen, wurde schon ab 1770 von Philipp Ernst Spieß theoretisch erarbeitet und im geheimen Hausarchiv des Markgraftums Brandenburg-Kulmbach-Bayreuth auf der Plassenburg angewandt. Es hat sich jedoch erst im 19. Jahrhundert im Archivwesen stärker verbreitet und letztlich in den meisten Archiven Mitteleuropas durchgesetzt.

Eine Methode, welche unabhängig von den drei oben genannten Prinzipien genutzt werden kann, ist:

• Streifenmethode: Soll die Lagerung mit der sachlichen Gliederung übereinstimmen, bietet sich das Verfahren der Streifenmethode an. Hierbei erhalten die Archivguteinheiten zunächst auf einem eingelegten Papierstreifen eine provisorische (vorläufige) Signatur. Die endgültige Signatur wird hier erst nach der Klassifizierung vergeben. Das Verfahren der Streifenmethode ist zeitaufwendig und raumintensiv, da die Archivguteinheiten hier zur Bearbeitung mehrfach herangezogen werden müssen. Geeignet ist sie unter anderem bei bereits abgeschlossenen und überschaubaren Archivbeständen, bei welchen kein Zuwachs mehr zu erwarten ist.

Die Grundlage der Verzeichnung ist die Titelaufnahme. Heutzutage gibt es innerhalb Deutschlands keine einheitliche Grundlage für die archivische Titelaufnahme. Es gibt jedoch auch Staaten, welche ihren Archiven Grundsätze für die Titelaufnahme gesetzlich vorgeben. So stützte sich die DDR zum Beispiel auf ihre Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die Staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik, kurz OVG.

Auf internationaler Ebene gibt es bis heute den Standard ISAD(G). Aus archivfachlicher Sicht werden bestimmte Datenfelder als unverzichtbar angesehen, um das Archivgut eindeutig zu beschreiben. Zu den wichtigsten Angaben in der Titelaufnahme gehören die Felder Archivsignatur, Aktentitel und Laufzeit.

Während des Verzeichnens sollte der Bearbeiter ein Protokoll anlegen, in welchem er alle Erkenntnisse, die nicht direkt in die Verzeichnung eingegangen sind (z. B. Hinweise zur Behördengeschichte, Schriftgutstrukturen), vermerkt. Dieses dient als Gedächtnisstütze für den Verzeichner und bildet die Grundlage für das Vorwort und die Gliederung des Findhilfsmittels. Daneben kann es für die Fortführung der Verzeichnung durch einen anderen Mitarbeiter von großer Hilfe sein.

• Norbert Reimann (Hrsg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv. Ardey-Verlag, Münster 2014, 3. aktualisierte Auflage, ISBN 978-3-87023-366-2.
• Evelyn Kroker, Renate Köhne-Lindenlaub, Wilfried Reininghaus (Hrsg.): Handbuch für Wirtschaftsarchive. Theorie und Praxis. R. Oldenbourg Verlag, München 1998. ISBN 3-486-56365-3.
• Johannes Papritz: Archivwissenschaft. Band 3. Teil III, 1. Archivische Ordnungslehre. 1. Teil. 2. durchgesehene Auflage, Marburg 1983. ISBN 3-923833-16-4.

Spieleregister

• Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
• ISAD (G): Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung (PDF-Datei; 790 kB)

Verzeichnung von Akten:

• Richtlinien der staatlichen Archive Bayerns für die Verzeichnung von Akten (PDF-Datei; 116 kB)
• Richtlinien für die Verzeichnung von Sachakten des 19. bis 21. Jahrhunderts des Landesarchivs Saarbrücken Link nicht erreichbar (PDF-Datei; 37 kB)

Verzeichnung von Fotos:

• Die Verzeichnung von Fotobeständen am Beispiel eines Bestandes des Stuttgarter Hauptstaatsarchivs (PDF-Datei; 204 kB)