Aktenzeichen (Österreich)

Das Aktenzeichen (kurz AZ) und die davon abgeleitete Geschäftszahl (kurz GZ) sind ein Teil der bei den österreichischen Gerichten und Staatsanwaltschaften verwendeten Identifikation von Akten (Schriftstücken).^[1]

Alle gerichtlichen Geschäftsstücke (zum Beispiel: Eingaben, Protokolle, Urschriften, Zustellausweise usw.), welche dieselbe Sache betreffen, sind unter einer gemeinsamen Bezeichnung, dem Aktenzeichen (§ 372 Geschäftsordnung für die Gerichte I. und II. Instanz - Geo), zum Akt dieser Sache zu vereinigen.^[2] Es existieren in Österreich lediglich hinsichtlich den Zivil- und Strafgerichten gesetzliche Bestimmungen. Für andere Gerichte (Verfassungsgerichtshof, Verwaltungsgerichtshof, Verwaltungsgerichte des Bundes und der Länder) ergibt sich die Art der Akten- und Registerführung lediglich aus internen Vorschriften. Soweit im Folgenden auf Vorschriften des Gerichtsorganisationsgesetzes (GOG) oder der Geo Bezug genommen wird, gelten diese Aussagen daher nur für die österreichischen Zivil- und Strafgerichte. Jedoch erfolgt die Aktenführung bei den anderen Gerichten in vergleichbarer (wenn auch nicht völlig identer) Weise.

Gemäß § 81 Abs. 2 GOG^[3] sind alle bei Gericht einlangenden Schriftstücke, welche dieselbe Rechtssache betreffen, in einem Aktenheft (Aktenbund) zu sammeln (in der Praxis meist eine farbige Kartonmappe^[4]) und unter einer und derselben gemeinsamen Bezeichnung zu vereinigen.

Erst die Benennung des Aktenheftes (Aktenbundes) mit einem Aktenzeichen (siehe unten) ergibt den Akt.

Der Akt ist gemäß § 371 Abs. 3 Geo außen mit dem Aktenzeichen, jedes Geschäftsstück ist rechts oben mit der Geschäftszahl (§ 372 Abs. 2 Geo) zu versehen. Grundbuchsstücke, die zu anderen Akten gehören (§ 448 Abs. 4), tragen neben der Geschäftszahl eine Tagebuchzahl.

Das Aktenzeichen gemäß § 372 Abs. 1 Geo besteht aus dem Gattungszeichen (§ 373 Geo), der Aktenzahl (§ 374 Geo) und den beiden letzten Ziffern des Anfallsjahres^[5]; wo gleichartige Sachen in mehreren Gerichtsabteilungen geführt werden, wird dem Gattungszeichen die der Abteilung zukommende Zahl vorangestellt.

Dieser Aufbau des Aktenzeichens wird, mit Abänderungen, auch von anderen Gerichten als Zivil- und Strafgerichten und von einigen Verwaltungsbehörden (siehe unten) in Österreich verwendet.

Beispiel für ein Aktenzeichen des Verwaltungsgerichtshofes:

Ra 2019/01/0001 setzt sich zusammen aus:

Ra - Gattungszeichen (Ra kennzeichnet eine außerordentliche Revision), 2019 - Jahreszahl, 01 - Nummer des entscheidenden Senates, 0001 - Aktenzahl

Bestimmte Behörden in Österreich vergeben eigene Aktenzeichen (Beispiele):

Die Kurzbezeichnung der Geschäftsabteilungen bei den österreichischen Zivil- und Strafgerichten erfolgt durch eine maximal dreistellige Zahl (Buchstaben sind nicht zulässig), wenn mehr als eine Geschäftsabteilung bei diesem Gericht eingerichtet ist.

Beim Bundesverwaltungsgericht wird auch mittels Buchstaben unterschieden:

W Sitz Wien, G Außenstelle Graz, I Außenstelle Innsbruck, L Außenstelle Linz.

Das Gattungszeichen (§ 373 Geo) ist der Teil des Aktenzeichens, der auf ein bestimmtes Aktenregister verweist. Bei den für Rechtsmittel zuständigen Gerichten der Zivil- und Strafgerichtsbarkeit etwa werden spezielle Berufungs- oder Revisionsregister geführt, in denen ausschließlich Berufungen respektive Revisionen verzeichnet werden. Legt eine der Parteien beispielsweise Berufung ein, so wird bei der Geschäftsstelle des Gerichts für dieses Verfahren ein eindeutiges Aktenzeichen vergeben, aus dem aufgrund des Registerzeichens wiederum hervorgeht, dass die Akte im Berufungsregister zu suchen ist. Beim Verwaltungsgerichtshof werden etwa zudem auch für Anträge an den Verfassungsgerichtshof auf Gesetzesprüfungen und für Ersuchen um Vorabentscheidung an den Gerichtshof der Europäischen Union eigene Register geführt. Das Gattungszeichen dient daher dazu, den Akt in einem bestimmten Register aufzufinden.

Bei den österreichischen Gerichten und Staatsanwaltschaften werden folgende Gattungszeichen verwendet:^[8]

Soweit die Landesverwaltungsgerichte überhaupt sachliche Kennzeichnungen verwenden, bestehen diese meist aus Ziffern (Ausnahme LVwG Niederösterreich, siehe Tabelle oben). Das Verwaltungsgericht Wien beispielsweise unterteilt in 36 sogenannte Protokollgruppen, die mit Bindestrich an „VGW“ angeschlossen werden:

Beispiel: VGW-251/078/RP10/3283/2018 setzt sich zusammen aus:

VGW – Verwaltungsgericht Wien, 251 – Protokollgruppe, 078 – Richternummer, RP10 – Landesrechtspflegernummer, 3283 – Aktenzahl, 2018 – Anfallsjahr

Unabhängig vom Datum des Einlangens eines neuen Geschäftsfalles wird die Aktenzahl (§ 374 Geo) nach dem Zeitpunkt der Eingabe automatisch fortlaufend pro Geschäftsabteilung jährlich mit eins beginnend vom ADV-System (bzw. der Einlaufstelle des Gerichtes ohne ADV-System) vergeben. Beispiel: Ab dem 1. Jänner eines jeden Jahres werden neue Aktenzahlen für dieses Jahr vergeben, auch wenn das Einbringungsdatum im Vorjahr liegt (§ 359 Geo).

Die Aktenzahl ist eine maximal fünfstellig Zahl, die mit dem Trennzeichen "/" von der Jahresangabe unterschieden wird.

Die Jahresangabe in der Aktenzahl eines Zivil- und Strafgerichts erfolgt durch die Verwendung der letzten beiden Ziffern des Anfalljahres (Beispiel: 05 für das Jahr 2005). In den letzten Jahren kam auch die Verwendung der vierstelligen Jahreszahl immer weiter in Gebrauch.

Das Prüfzeichen besteht aus einem Kleinbuchstaben. Das Prüfzeichen wird vom elektronischen System (ADV) nach einer mathematischen Formel zur Vermeidung von Eingabefehlern ermittelt.

Das Prüfzeichen (Prüfbuchstabe) steht unmittelbar nach der Jahresangabe (kein Leerraum) und wird mit dem Trennzeichen "-" von der Ordnungsnummer abgegrenzt.

Die Geschäftszahl (GZ, § 372 Abs. 2 Geo) ist die Bezeichnung der gesamten Identifikationsangabe für einen Akt bei den österreichischen Gerichten und besteht aus Aktenzeichen und Ordnungsnummer (samt Zusatz).

Beispiel für eine Geschäftszahl beim Landesverwaltungsgericht Burgenland:

E 008/02/2018.001/010 setzt sich zusammen aus:

E - Kennung, ob Einzelrichter- oder Senatsentscheidung (E kennzeichnet eine Einzelrichterentscheidung), 008 - Kennzahl der Verwaltungsgmaterie, 02 - Kennzahl des entscheidenden Richters, 2018 - Jahreszahl, 001 - Aktenzahl, 010 - Ordnungsnummer

Aus dem Aktenzeichen entsteht durch Beifügung der Ordnungsnummer (ON, § 375 Geo) die Geschäftszahl.

Beispiel: 3 C 420/50- 3 oder 8 Vr 116/50- 7.

Die Ordnungsnummer ist maximal eine dreistellige Zahl, die aus Nummern oder einer Kurzbezeichnung des betroffenen Verfahrensbeteiligten in Klammern bestehen kann.

Beispiel: 10 C 125/95t – 2 (1. ZG)^[24]

Die einzelnen Geschäftsstücke sind nach § 375 Geo (mit Ausnahmen) nach der Zeitfolge ihres Einlangens zu den Akten zu nehmen oder, wie zum Beispiel kürzere Protokolle, Amtsvermerke und Urschriften, nach der Zeitfolge ihrer Errichtung in die Akten zu schreiben, so dass die Reihung der Geschäftsstücke im Akt der zeitlichen Aufeinanderfolge der Verfahrensschritte entspricht. Die Geschäftsstücke erhalten fortlaufende Ordnungsnummern, die in jeder Sache mit 1 beginnen und ohne Rücksicht auf das Jahresende fortlaufen.

Die Vergabe einer neuen Ordnungsnummer richtet sich in der Regel danach, ob das Schriftstück von einiger Wichtigkeit ist. Bestimmte Schriftstücke erhalten immer eine eigene Ordnungsnummer.

Umfangreichere Akten sind in Aktenbänden zu je ca. 500 Seiten zusammenzufassen. Durch die Schaffung von Aktenbänden wird das Aktenzeichen nicht verändert. Es wird dem Aktenband fortlaufend eine Nummer (zum Beispiel I bis IV) zugeteilt, die dem Aktenzeichen nachgestellt ist.

In reinen Grundbuchssachen wird nach § 372 Abs. 3 Geo das Aktenzeichen aus der Tagebuchzahl und den zwei letzten Ziffern der Jahreszahl gebildet. Diese Bezeichnung ist wo immer möglich mit Stampiglie auf sämtlichen Gleichschriften (Abschriften) sowie auf den Halbschriften und Beilagen anzubringen. Auf Originalbeilagen ist die Bezeichnung jedoch nur mit Bleistift oder sonst auf eine Weise anzubringen, die es zulässt, sie nach Rückstellung der Beilagen wieder mühelos zu entfernen.

Das Aktenzeichen gilt in Grundbuchsachen auch als Geschäftszahl. In Sachen, die das Eisenbahnbuch, das Bergbuch oder die Urkundenhinterlegung betreffen, sind die Buchstaben EisB, BergB oder Uh voranzustellen.

• European Case Law Identifier

• ADV-Handbücher des österreichischen Justizministeriums

1. ↑ § 372 Geschäftsordnung für die Gerichte I. und II. Instanz (Geo), öBGBl. Nr. 264/1951.
2. ↑ Ausnahme: In reinen Grundbuchssachen (einschließlich der Sachen des Berg- und Eisenbahnbuches, der Landtafel und der Urkundenhinterlegung) bleibt jedes Geschäftsstück selbständig. Für Justizverwaltungssachen gelten besondere Bestimmungen.
3. ↑ öRGBl Nr. 217/1896.
4. ↑ Für die Aktenrücken und Aktendeckel ist gemäß § 381 Abs. 3 Geo Papier in folgenden Farben zu verwenden: für Akten des streitigen Verfahrens Gelb, für Exekutionssachen Blau, für Akten des außerstreitigen Verfahrens Grau, für Konkurs- und Ausgleichsakten Braun, für Grundbuch- und Registerakten Grün, für Straf- und Dienststrafakten Rot.
5. ↑ Dies wird in den letzten Jahren zunehmend durch eine vierstellige Angabe des Anfallsjahres ersetzt.
6. ↑ Siehe § 12 Geschäftsordnung der Bundesentschädigungskommission, BGBl. Nr. 202/1959. Der Kurzbezeichnung der Bundesentschädigungskommission ist ein Hinweis auf den Gegenstand des jeweiligen Geschäftsstückes hinzuzufügen. Dem Aktenzeichen sind zudem die laufenden Zahlen des Registers und die Jahreszahl anzufügen. Sind mehrere Senate bestimmt worden, so sind dem Aktenzeichen weiters die den Senaten zugewiesenen Zahlen voranzusetzen.
7. ↑ Siehe Geschäftsordnung der Bundesverteilungskommission, öBGBl. Nr. 233/1964. Dem Aktenzeichen ist ein Hinweis auf den Staat voranzusetzen, auf den die Entschädigung Bezug hat (also Bulg-BVK-F/VT/V) sowie die laufenden Zahlen des Registers und die Jahreszahl anzufügen (Beispiel: 27/64).
8. ↑ BG: § 364 Geo; LG: § 365 Geo; OLG: § 366 Geo; OGH: OGH-Geo 2019; StA: § 18 DV-StAG
9. ↑ Binnenschiffsregister - Führung und Einrichtung, DJ S 1902/1939. Führung beim BG Innere Stadt Wien, BG Klagenfurt und BG Salzburg. Das Aktenzeichen wird dadurch gebildet, dass dem Gattungszeichen die Nummer des Registerblatts (§ 5 Abs. 3 SchiRegV.) angefügt wird (z. B.: BSR 10). Siehe auch Schiffsregisterverfügung - Angleichs- und Ergänzungsbestimmungen, DJ S 428/1941.
10. ↑ Einführungserlass vom 13. Dezember 2004 zum Außerstreitgesetz und Außerstreit-Begleitgesetz, JMZ 11005/5/I8/04
11. ↑ Erlass vom 2. Juli 2009 über die Einführung des GeoForm 82 (grau/grün) für Familienrechtssachen der Gattung „Fam“, JMZ 19782B/5/I1/09
12. ↑ § 441 Geo mit Anmerkung
13. ↑ § 334 Abs. 12 Geo: "Die Massen werden mit einem Massezeichen versehen, das sich aus dem Gattungszeichen HMB, der fortlaufenden Nummer des Hinterlegungsmassebuches, dem Jahr und der abgekürzten Bezeichnung des Gerichtes zusammensetzt" (Beispiel HMB. 380/50, BG, Tulln).
14. ↑ Erlass vom 24. Dezember 2007 über die gerichtliche Aktenführung nach In-Kraft-Treten des Strafprozessreformgesetzes, JMZ 590000L/39/II3/07
15. ↑ In Jv-Sachen werden gemäß § 512 Abs. 1 Geo "die Akten durch das Gattungszeichen Jv, die Zahl, unter der die Sache in das Register eingetragen ist, und die beiden letzten Ziffern der Jahreszahl bezeichnet, zum Beispiel Jv 137/50. Bei Gerichtshöfen ist auch die Geschäftsgruppe anzugeben, unter der die Sache einzureihen ist, zum Beispiel Jv 237-17/50".
16. ↑ Das Nm-Register wurde durch Erlaß BMJ 11. Juli 1956 JABl. 15 aufgelassen.
17. ↑ ^{a b c} Erlass vom 16. April 2009 zur Einführung der neuen Gattungen „PU“, „PG“ und „PS“, JMZ 14100B/1/I1/09
18. ↑ Das Aktenzeichen besteht gemäß § 521 Geo aus dem Gattungszeichen, dem Anfangsbuchstaben des Familiennamens und der fortlaufenden Zahl des Personalaktenregisters (zum Beispiel trägt der Personalakt des Richters Dr. Karl Maier, der im Personalaktenregister unter der laufenden Nummer 15 eingetragen ist, das Aktenzeichen Pers M-15). Eine weitere Unterteilung ist möglich (Beispiel: Pers 1-M-15)
19. ↑ § 14 SchliSt-Geo
20. ↑ nur beim BG Innere Stadt Wien.
21. ↑ Erlass vom 25. April 2001, JMZ 6128/205/PR5/01; Erlass vom 21. Dezember 2001, JMZ 610000/59/II3/01
22. ↑ Verschlußsachenordnung - optische oder akustische Überwachung, öBGBl. II Nr. 256/1998.
23. ↑ Verwaltungsgericht Wien: Tätigkeitsbericht 2022
24. ↑ Zum Beispiel für "erster einvernommener Zeuge".