Wie verträgt sich Zeiterfassung mit Datenschutz?

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Arbeitszeiten werden schon lange erfasst, besonders wichtig ist das bei einem Lohnkontrakt, weil Arbeitnehmer und Angestellte grundsätzlich nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden. Früher besaß jeder Mitarbeiter eine Karte für die Stechuhr, andere mussten einen Stundenzettel ausfüllen, auf dem die tägliche Arbeitszeit festgehalten wurde. Mit der digitalen Zeiterfassung fürchten manche um den Schutz ihrer Daten.

Systeme zur Registrierung der Arbeitszeit

Nach der Stechuhr kam die Chipkarte. Auf dem Chip der Karte wurden nur wenige Daten zur Identifizierung des Mitarbeiters gespeichert. Vor Arbeitsbeginn wurde die Karte in ein Lesegerät gesteckt und auf dem Chip die Uhrzeit erfasst. Später wurden die Speicherdaten auf einem Rechner ausgelagert.

Mit dem Bench wurde die Zeiterfassung der Angestellten smarter. Denn der Bench diente fortan nicht nur der Arbeitszeiterfassung, sondern ebenso als Türöffner innerhalb des Betriebs. Noch heute nutzen einige Unternehmen einen Bench, andere sind bereits zur Erfassung biometrischer Daten übergegangen.

Mit biometrischen Daten lassen sich genaue Bewegungsprofile einer Person erstellen. Geraten die gespeicherten Daten in die falschen Hände, droht ein großer Schaden. Identitätsdiebstahl ist keinesfalls zu unterschätzen, deshalb müssen Unternehmen, die biometrische Daten zur Arbeitszeiterfassung nutzen, auf einen sehr hohen Datenschutz achten.

Rechtsprechung in Deutschland

Der Gesetzgeber bestätigt Unternehmen ein berechtigtes Interesse Daten eines jeden Angestellten digital zu erfassen, um seine Entlohnung zu gewährleisten. Neue Technologien sind keinesfalls auszuschließen, sie unterliegen aber diversen Sicherheitsstandards und die sind zwingend einzuhalten.

Denn nicht nur Arbeitgeber haben das Recht auf Zeiterfassung ihrer Arbeitnehmer, sondern die Angestellten selbst dürfen zu ihren Gunsten darauf bestehen, die Zeit ihrer geleisteten Tätigkeit minutengenau abzurechnen. Das ist nur mit der Zeiterfassung möglich.

Das Gesetz soll Betrug verhindern. Arbeitnehmer nutzen nicht selten die Gutmütigkeit ihrer Arbeitgeber aus und überziehen ihre Pausen, kommen zu spät oder verlassen ohne Erlaubnis früher ihren Arbeitsplatz. Arbeitgeber können einen Festangestellten nicht so einfach kündigen, es muss grundsätzlich im Verhältnis zur Handlung des Angestellten stehen.

Arbeitgeber nehmen es auch nicht immer so ernst mit der genauen Zeitabrechnung. Unbezahlte Überstunden, trotz Versprechen sie durch freie Tage ausgleichen zu dürfen, bleiben unausgeglichen. Wer vertraglich einen Anspruch auf finanzielle Entschädigung vereinbart, muss die Stunden nicht durch Freizeit ausgleichen und hat eine zeitnahe Entlohnung verdient.

Datenschutz obliegt dem Arbeitgeber

Angestellte haben in der Regel keinen Zugriff auf die gesammelten Daten der Arbeitnehmer. Der Schutz ihrer Daten ist somit durch das Unternehmen sicherzustellen. Sie können beispielsweise eine IT-Firma mit der Installation der Software zur Zeiterfassung beauftragen. Experten stellen eher sicher, dass die Installation fehlerfrei durchgeführt wird.

Fachfirmen bieten außerdem in regelmäßigen Abständen die Wartung der Programme an und verfügen über einen Notdienst, um Fehler umgehend zu behandeln. Beim Datenschutz ist darauf zu achten, dass keine externen Personen oder computergesteuerten Bots auf die gespeicherten Arbeitszeitdaten zugreifen können. Mit den Arbeitszeiten sind Personalien verbunden, die auf dem Schwarzmarkt sehr viel wert sind.

Die Herausgabe von Daten bezüglich der Arbeitszeit ist nur mit Zustimmung des Angestellten möglich. Das gilt auch, wenn das Unternehmen ein Lohnbüro mit der Anfertigung der Lohnabrechnungen beauftragt. Allerdings hat der Arbeitgeber das Recht einen Angestellten zu entlassen, wenn dieser den zulässigen Bestimmungen nicht zustimmt.

Verdacht auf Gefährdung des Datenschutzes

Mitarbeiter können ihren Arbeitgeber prüfen lassen, ob dieser alle Standards zur Datensicherung einhält. Sie können den Arbeitgeber bitten nachzuweisen, welche Maßnahmen dieser ergreift, um die Daten wie Zeiterfassung und Personalien zu schützen oder einen Fachanwalt mit der Anfrage beauftragen. Das Mittel sollte nur bei begründetem Verdacht einer Gefährdung des Datenschutzes angewandt werden.