Tag der offenen Tür für Kunden optimal planen


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Für Unternehmen zahlt sich ein Tag der offenen Tür vielfach auf. Er dient nicht nur der Kontaktpflege mit den Stammkunden, sondern kann auch neue Kunden generieren. Wir zeigen, welche Schritte für die Planung erforderlich sind.

Warum sich ein Tag der offenen Tür lohnt

Ein Tag der offenen Tür hat für Unternehmen verschiedene Vorteile:

  1. Präsentation des Unternehmens mit seinen Dienstleistungen und Produkten sowie Vorstellung von Innovationen. Damit ist es möglich, Stammkunden und potenzielle Neukunden von der Qualität zu überzeugen und dank der Transparenz wird Vertrauen gewonnen.
  2. Effektive Möglichkeit, um neue Kunden zu gewinnen, aber auch, um bestehende Kundenbeziehungen zu vertiefen.
  3. Stärkung des Zusammenhalts der Mitarbeiter durch eine gemeinsame Planung und Durchführung.
  4. Durch einen Tag der offenen Tür bleiben Unternehmen länger im Gedächtnis der Kunden haften. Je ereignisreicher ein Event ist, desto wirksamer ist dieser Effekt. Der Tag der offenen Tür ist effektiver als Plakate, Werbung in Printmedien oder Flyer, da die Kunden sehen, dass das Unternehmen keine Kosten für sie scheut.
  5. Durch die Veranstaltung wird eine Möglichkeit geschaffen, dass sich Kunden untereinander austauschen oder mit den Mitarbeitern. Auch dies steigert die Bindung der Kunden und sorgt für eine hohe Zufriedenheit derselben.

Den Tag der offenen Tür Schritt für Schritt planen

Entscheidend für den Erfolg des Events ist die gute Vorbereitung. Mit der folgenden Anleitung geben wir ein Mittel an die Hand, welches dafür sorgt, dass die Planung gelingt.

  1. Schritt: Termin finden

    2. Im ersten Schritt muss natürlich ein Termin festgelegt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Zeitpunkt nicht zu kurzfristig gelegt wird, denn es muss ausreichend Zeit für die weitere Planung verbleiben. Bei der Terminfestlegung sind Urlaubs- und Ferienzeiten zu berücksichtigen. Auch müssen die wichtigsten Mitarbeiter frei sein. Wenn bestimmte Geschäftspartner anwesend sein sollen, ist es ratsam, den Termin mit ihnen im Vorfeld abzustimmen.

  2. Schritt: Budget festlegen

    3. Dieser Schritt hat Einfluss auf die folgenden Schritte. Der Budgetrahmen erlaubt es, dass die Maßnahmen aufeinander abgestimmt werden. Gleichzeitig haben Unternehmen so die Möglichkeit, die Kosten im Blick zu halten. Bei der Planung sollte ein Puffer in Höhe von rund 15-20 % berücksichtigt werden. Auf ihn wird zurückgegriffen, wenn unvorhergesehene Kosten anfallen.

  3. Schritt: Location suchen

    4. Nun geht es darum, die passenden Räumlichkeiten festzulegen. Dabei sollten die folgenden Fragen geklärt werden:
    • Soll die Veranstaltung drinnen oder draußen erfolgen?
    • Wenn draußen: was passiert bei schlechtem Wetter? Gibt es eine Alternative?
    • Sollen die Gäste einen Einblick in bestimmte Unternehmensbereiche erhalten?
    • Stehen Toiletten und Parkmöglichkeiten zur Verfügung?
    • Ist es möglich, zusätzlich Sitzgelegenheiten zu platzieren?
    • Wo verlaufen die Fluchtwege und wie werden sie gekennzeichnet? Wird Sicherheitspersonal benötigt? Auch die Sicherheitsvorkehrungen sind natürlich zu berücksichtigen.

  4. Schritt: Ablauf planen

    5. Über den möglichen Ablauf sollten sich Veranstalter ebenfalls Gedanken machen und zum Beispiel die offizielle Begrüßung planen und entscheiden, welches Unterhaltungsprogramm es gibt. Bezüglich der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt. Mit einem personalisierten Werbeartikel wird zudem dazu beigetragen, dass der Tag der offenen Tür im Gedächtnis der Kunden lange haften bleibt. Möglich wären auch eine Tombola oder eine Schnitzeljagd in Verbindung mit einer Unternehmensbesichtigung.

  5. Schritt: Dienstleister beauftragen

    6. Die Dienstleister für den Tag der offenen Tür müssen rechtzeitig organisiert werden. Dazu gehören die Caterer für das Essen und Trinken, aber auch die Bedienung. Wenn Musik angeboten wird, muss natürlich auch hier entsprechend vorgesorgt werden. Unter Umständen wird Sicherheitspersonal benötigt.

  6. Schritt: Gäste einladen

    7. In diesem Schritt wird überlegt, wer zum Tag der offenen Tür eingeladen werden soll. Am besten wird hierfür eine Gästeliste für die Kunden und Geschäftspartner angelegt. Mit einer personalisierten Einladungskarte werden diese dann auf dem Postweg und gleichzeitig per E-Mail eingeladen.

  7. Schritt: Die letzten Vorbereitungen treffen

    8. Nun dauert es nicht mehr lange, bis die Veranstaltung stattfindet. In diesem Schritt werden die nötigen Stühle und Tische sorgt. Mit Schildern ist es möglich, auf wichtige Bereiche am Tag der offenen Tür hinzuweisen. Räume, die die Gäste nicht betreten sollen, müssen abgesperrt werden.