ERP-Systeme in Unternehmen: Wofür sie sich eignen und welche Vorteile sie bieten
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In jedem modernen Unternehmen kommt es auf punktgenaue Abläufe an. Täglich laufen unzählige Datenmengen zusammen, auf deren Basis Schlüsse für die einzelnen Unternehmensabläufe gezogen werden. Das gilt praktisch für alle Bereiche, beginnend beim Material, über das Personal bis hin zur internen wie externen Kommunikation. Damit diese Prozesse reibungslos funktionieren, braucht es Systeme, um die Effizienz zu gewährleisten. Genau hier kommen ERP-Systeme ins Spiel, die aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile kaum mehr aus dem Alltag von Unternehmen wegzudenken sind.
Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen: Wenn die eine Hand weiß, was die andere macht
Wer mit dem Prinzip von ERP-Systemen nicht vertraut ist, wird sich zunächst fragen, was es eigentlich damit auf sich hat. Deshalb von vorn: ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, was bereits eine bessere Vorstellung des Konzepts vermittelt. Schließlich geht es in jedem Betrieb darum, die Ressourcen des Unternehmens, also des Enterprise, vernünftig zu planen und zu koordinieren. Es handelt sich also erst einmal nur um ein nützliches Werkzeug, das auf dem Weg zu mehr Effizienz hilft.
Klingt noch immer abstrakt? Dann hilft ein Beispiel dabei, die Anwendungsbereiche zu erläutern. Interessant werden ERP-Systeme besonders, wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen. Das ist in allen Unternehmen der Fall, etwa wenn der Einkauf neue Materialien bestellen muss, die später in der Produktion zum Einsatz kommen. Das ERP-System von abas hält die dann Materialbestände im Lager fest, weshalb die Einkaufsabteilung reagieren kann, ohne dass sie vorher von der Produktion darüber informiert werden muss.
Hier wird auch direkt klar, warum das Fehlen eines ERP-Systems negative Konsequenzen nach sich ziehen kann: Findet die Kommunikation ohne die Software statt, kommt es schneller und häufiger zu Missverständnissen. Hat der Einkauf beispielsweise keine Kenntnis über geringe Bestände und das Lager gibt das zu spät durch, drohen Produktionsausfälle, die sich im Ernstfall auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken. Da sich das genannte Beispiel natürlich auch noch auf weitere Abteilungen innerhalb des Betriebes wie das Marketing oder die Buchhaltung erweitern lässt, arbeiten mittlere bis größere Unternehmen heutzutage kaum mehr ohne ERP-System.
Nicht auf eine bestimmte Branche festgelegt
Zugegeben: Das Beispiel orientiert sich sehr stark an einem Betrieb, der Produkte wie Möbel herstellt. Das soll keineswegs den Eindruck erwecken, dass ein ERP-System ausschließlich in der Industrie seine Stärken ausspielt. Ganz im Gegenteil: Da dem Thema Effizienz überall Bedeutung zukommt, setzen nicht nur Unternehmen in der Industrie, sondern auch Bildungseinrichtungen oder das Gesundheitswesen auf die Stärken der Software.
Immerhin braucht es dort ebenfalls eine Planung, die mit möglichst wenig Aufwand maximal optimiert sein muss. Stellen wir uns dafür eine Schule oder Universität mit vielen Klassenzimmern und Lehrkräften vor. Im ERP-System wird sofort erfasst, wo im Gebäude gerade Räume frei sind, wodurch Unterrichtsstunden oder Seminare besser geplant werden können. Andernfalls wäre die gesamte Kommunikation viel zu langsam und die Schulleitung wüsste nicht, wie sie die einzelnen Unterrichtsstunden auf die verschiedenen Zimmer aufteilen soll. Im gleichen Maße greifen die Vorteile in weiteren Branchen, was zeigt: Ein ERP-System ist ein nützliches Werkzeug, mit dem Betriebe durch die schnellere Kommunikation Zeit sparen und Prozesse besser steuern.